【ビジネス必須スキル】工程見える化

こんにちは、めだかです！

今日は、仕事を進める上で必須の「工程見える化」について記したいと思います。

「計画を立てたんだけど、予定通りに進まないよ」

とか

「立てた計画が不十分で仕事が思うようにならないよ」

とか

「そもそも計画の立て方が分からないよ」

といった悩みを解決するヒントになればと思っています。

本記事では、

• 期限のある仕事をする全ての人

を対象として、

• 計画の立て方と進め方

をシェアしたいと思いますので、参考になればうれしいです！

1．計画を立てよう！最初にすることは？

まずはこれですね！

以下の一言に尽きます。

これです。具体例がないとフワフワしてしまいますから、例えばハードウェアの仕様書を作成するエンジニアの例を考えてみましょう。

登場人物はAさんで、今日を4/1とします。

Aさんのゴールは、「プリント基板の仕様書を」「2か月後の5/31までに」「部品リスト付きで」、製造課のBさんに渡すことだとします。

なんとなくで作業を始めてしまうと、意外とこのゴールが明確でなかったりすることが多いので、ここはしっかりと仕事のメンバーや仲間と認識合わせをしておきましょうね！

2．ゴールを定めたら次にやることは？

ゴールの具体的なミッションは仕様書作りと分かりましたが、「2か月かけて仕様書を作ればいいのね」では粗すぎます。

1か月後にどの程度までどの作業まで到達していれば良いのか分かりませんし、その作業工程自体が妥当かどうかも周囲には一切分かりません。したがって、

ことが必要です。ここが本記事前半のメインの部分ですね。

これが端的な意味での計画の立て方と言えます。

例えば上の例ですとこんな感じでしょうか（専門でないので抜けがあると思いますがご容赦を）

1. 開発目標の受領（サイズやコストなど）
2. 製造ルールの受領
3. 概略設計（回路図レベルの動作確認）
4. 詳細設計（レイアウトレベルの動作確認）

はい、こういった具合に、ゴールに向けて工程を分解することができましたね。

分解したら、周囲の有識者にこれで抜け漏れがないかを確認してください。そうすることで、立てた計画が不十分！といった悲劇の半分は予防できると思います。

3．分解したら次にやることは？

いくつかの工程に分解することができたら、次はそれらの工程を正しく動かすことが必要ですよね。

そのためには、

つまり、「誰が」「何を基に」「何を出す」のかといったことに答えていく必要があるわけです。

例えば、上の例で最初の「開発目標の受領」に関しては、「企画部のCさんが」「顧客の要望を基に」「プリント基板のサイズとコスト要求を出す」といった具合です。

つまり、Aさんとしては企画部のCさんにそのような連絡をお願いする必要があるわけです。

「人に動いてもらう」というのも大事な自分自身の仕事というわけですね。

全部書き出していくと以下のような例示ができますね。

1. 開発目標の受領（誰：企画部のCさん、インプット：顧客の要望、アウトプット：サイズとコスト）
2. 製造ルールの受領（誰：製造部のBさん、インプット：外注先の基板仕様、アウトプット：デザインルール）
3. 概略設計（誰：Aさん、インプット：サイズとコスト、アウトプット：正しい概略設計結果）
4. 詳細設計（誰：Aさん、インプット：正しい概略設計結果とデザインルール、アウトプット：正しい詳細設計結果）

いかがでしょうか？前工程のアウトプットが次工程のインプットにつながっていく様子がイメージできましたか？

こういった具合に、各工程が上手につながって最終ゴールにたどり着くように作っていくのが工程作成の肝です。次が計画の最終段階です！

4．計画時に最後にやることは？

もう一息ですね。本記事の目的の一つは、計画倒れを予防することですから、時間を明記していくことは必要ですね。本例では①が1週間、②と③が2週間ずつ、④が3週間かかるものとしましょうか。

そして、設計の段階では先輩社員であるDさんに内容をレビューしてもらうことにしましょう。

計画を立てたら、それを関係者で共有して、皆が同じものを見て議論できる状況にしてあげると効果的です。すなわち、

ことが最後になります。さあ、これらをすべて見える化してみましょう！

こんな感じですね。

誰が、何を、いつまでにやるのかといったことが明確になっていて、最終ゴールまで淀みなく流れている様子が分かりますよね！

5．これで終わり？

ではないですよ！

例えば4月第1週に計画を立てて見える化したとして、4月第2週、第3週と、それをそのまま放置しておくのは勿体ないです。予定通りに進めるためにはその進捗状況を確認していく必要があります。

このための有効なやり方が

ということです。

例えば毎週末に進捗状況の確認をするとして、その時点で進んでいるかどうか、というのを関係者で共有しながら、どこが遅れの原因になっているのか、挽回できるのか、といったことをメンテナンスしていきます。

例を見てみると分かりやすいでしょう！

こんな感じですね。

繰り返しになりますが、皆が工程の進捗状況を見えるようにすることで、「遅れているなら誰かにサポートお願いしてみようか」とか「製造部との締め切りを交渉した方が良いかもね」とか色々なアイディアを誘発する元になるわけです。

仕事が遅れているときって、大抵こういったツールを使っておらず、一人悶々と悩んでひたすら残業してしまう、みたいなことが結構あると思うんですが、自分の状況をオープンにして関係者を味方につける意味でも、工程見える化は有効だと思いますよ！

6．まとめ

社会人にとって基本的なスキルとして「工程見える化」についてシェアさせていただきました！

ポイントは以下の通りです。

• ゴールを明確に定めること
• ゴールまでの道のりを複数の工程として分解すること
• 各工程の「誰が」「何を基に」「何をアウトプットするか」を明確にすること
• これら要素をすべて見える化して関係者で共有すること
• 稲妻チャートによって計画の進捗状況を見える化すること

最後まで読んで頂きありがとうございました。それではまた！