めだかスクール 
こんにちは、めだかです！
今日はビジネススキルの話です。
ビジネスの場面ではよく、「このプロジェクトの問題点は？解決手段は？」
とか
「本開発の課題を解決しよう」
みたいな問いがなされるかと思います。
ですが、
「問題はなんだろう？仕事を進める上での効率が悪いし、コミュニケーションも上手くいってないけど、、」
とか
「課題を解決？問題を解決？あれ、どっちだっけ？」
みたいなところから躓いてしまう人も多いかなと思います。
そこで本記事では、
に向けて
を、私なりの解釈でシェアさせて頂きたいと思います。よろしくお願いします！
1．問題と課題は違う
まず、ここでは問題と課題とを明確に使い分けます。
辞書的な意味ではありませんよ、あくまでビジネスで良く使い分けられる用法です。
例えば、「問題」の方ですが、goo辞書によれば、
１ 解答を求める問い。試験などの問い。「数学の―を解く」「入試―」
２ 批判・論争・研究などの対象となる事柄。解決すべき事柄。課題。「そんな提案は―にならない」「経済―」「食糧―」
３ 困った事柄。厄介な事件。「新たな―が起きる」
４ 世間が関心をよせているもの。話題。「―の議員」
とあります。
全体的に「やっつけるべき対象」って感じでしょうかね。
なるほど。あ、2番目にはちゃっかり課題と同義であると記されてますね！
次に「課題」です。これも同じくgoo辞書によれば、
１ 与える、または、与えられる題目や主題。「論文の―」「―図書」
２ 解決しなければならない問題。果たすべき仕事。「公害対策は今日の大きな―である」「緊急―」
とあります。「お題目」というのが最初にきてますね。
あとやっぱり、2番目にちゃっかり問題と同義と書いてあります！
辞書的には混同して使ってもよさそうな「問題」と「課題」ですが、本記事では明確に使い分けます！
ではどうするのか？
2．問題＝あるべき姿と現状のギャップ
とします。例を挙げた方が分かりやすいでしょう。
例えば、とある技術開発プロジェクトについて考えてみます。
問題を洗い出す手段としては「あるべき姿」と「現状」のうち、まず前者を挙げてみます。
以下のような感じです
- 計画に対して常に2週間程度前倒しで進捗している
- メンバー同士が連携しており活気がある
ちょっと簡単すぎますが、一例なのでご容赦を。
さて、上記のように「あるべき姿」を挙げたら、次は「現状」の方です。
例えば以下な感じです。
- 計画に対して常に1か月ほど遅れている
- メンバー同士が疎遠でコミュニケーションが取れておらず元気がない
はい、これで「あるべき姿」と「現状」を書き出すことができました。
両社の差異、すなわちギャップが「問題」であるということです。
この例だと以下のような感じです。
- 計画に対して遅れている
- メンバー同士のコミュニケーションが不足している
とっても簡単でしたね！
ただ単に、「あるべき姿」と「現状」を引き算してあげただけですから！
ポイントは「あるべき姿」として、納得感のある理想像を挙げること。
これはいわば、目指すゴールですから、プロジェクトメンバー全員が合意できるようなものである必要があります。
また、「現状」としては色んな人の意見を取り入れながら多角的に書き出してみること。
自分一人でやろうとすると、どうしても視点が偏りがちですから。
ですが、お分かりのように、上記2点を挙げたところで、これをなくすことなんてできそうにありません。
書いていることも、いかにも浅い感じですよね。
これをなくすための活動が「課題」です。
3．課題＝問題を解消するための活動
これですね。
つまりここで言う課題とは、「問題」をやっつけるための手段と言い換えても良いかと思います。
そのために必要なことは、「あるべき姿」と「現状」のギャップである「問題」の真因をあぶりだすことです。
そのための方法として一つ有効なので、「なぜ？」「それで？」を問題に対して繰り返し問うことです。
例えば、上記で問題として取り上げた「計画に対して遅れている」ということに対して適用してみましょう。
- 計画に対して遅れている
- （なぜ？）⇒ 技術開発プロジェクトに使うための機器を使うための時間が予定よりも少なくなったから
- （なぜ？）⇒ 他のプロジェクトで同じ機器を使うことになり、そちらに譲ったから
- （それで？）⇒ 仕方がないので別の古い機器を技術開発プロジェクト向けに代用することにしたが、その機器はマクロに対応していないので、常時機器に張りついて作業することになった
- （それで？）⇒ 結果的に機器を使う作業とドキュメント化の作業を並走することになってしまい、作業効率が悪くなってしまった
ここは、実際の状況に合わせて考えてみてくださいね。
例えば上記の場合だと、「問題」に至った真因は古い機器を使わざるを得なくなったことに伴う作業効率の悪さにある、と結論付けられました。
はい、これが「問題」の正体というわけです。
次に「課題」ですが、この「問題」の正体である真因を解消するための活動ということになります。
ですからこの例では、
- 作業効率低下の解消
となりそうですね。
少なくとも、個人の能力不足とか他の仕事に忙殺されているわけじゃないということが見えてきました。
ここまで分かればあとは、現状を鑑みたうえで、例えば
- 休日に元々使用予定だった機器を借用して時間対効果をアップ、その分平日に代休を取得して機器をフル稼働させる
とか
- 古い機器にマクロを有効にするオプションがないかを調べ、もしあるようだったらそのオプション料とマクロ作成作業の外注費を捻出できないか上司に相談してみる
とか、「課題」の実現手段が出てきそうですね。
4．まとめ
に向けて
を、私なりの解釈でシェアさせて頂きました。
まず、「問題」と「課題」とを明確に使い分けることをお勧めさせていただきました。
そのうえで両者を以下のように定義しました。
- 問題＝あるべき姿と現状のギャップ
- 課題＝問題を解消するための活動
こうすることで、取り組むべき対象の輪郭が分かってきますし、何をすべきかも明確になると思います。
直感でなんとなく取り組んでいてなんだか上手くいかないなぁとか感じたら、ここで紹介した手法を思い出してもらえると嬉しいです。
それでは、最後まで読んで頂き、どうもありがとうございました！
